Toimisto- ja Hallintovastaava

Toimisto- ja Hallintovastaava, rooli ihmiselle, joka saa asiat tapahtumaan

Etsimme joukkoomme toimisto- ja hallintovastaavaa – henkilöä, joka tarttuu toimeen, pitää kokonaisuudet hallussa ja varmistaa, että arki rullaa myös silloin, kun ympärillä tapahtuu paljon.

Tässä roolissa olet tärkeä osa toimistomme sykettä: hallinnon moottori, henkilöstön tuki, järjestelmien osaaja ja ennen kaikkea ihminen, joka näkee, missä asioita voidaan tehdä fiksummin, sujuvammin ja tehokkaammin.

Kyseessä ei ole perinteinen toimistosihteerin tehtävä. Tämä on rooli henkilölle, joka haluaa ottaa vastuuta, kehittää tekemistä ja kasvaa tehtävän mukana.

Millaiseen porukkaan olet tulossa?

Me emme ole hiljainen toimisto.

Meillä ovet käyvät, puhelimet soivat, kauppoja syntyy, aikataulut elävät ja joskus päivä heittää eteen yllätyksiä enemmän kuin kalenteriin mahtui. Samalla meillä nauretaan ääneen, sparrataan toisiamme ja tehdään töitä aidosti yhdessä.

Kulttuurimme on yrittäjähenkinen, kunnianhimoinen ja vahvasti ihmisläheinen. Jokainen kantaa vastuuta omasta tekemisestään, mutta kukaan ei jää yksin.

Jos viihdyt ympäristössä, jossa on vauhtia, tunnetta, ammattitaitoa ja tekemisen meininkiä, saatat sopia meille erinomaisesti.

Mitä tehtävä pitää sisällään?

Työsi koostuu monipuolisista hallinnon, koordinoinnin ja toimiston operatiivisen arjen tehtävistä:

Operatiivinen hallinto

• ostolaskujen käsittely ja maksuliikenteen koordinointi (mm. Visman Fivaldi taloushallintojärjestelmä)

• välittäjäyrittäjien laskutusten hallinnointi (Excel-velhon taitoja arvostetaan)

• kuluseuranta, palkanlaskennan valmistelu ja kuukausiraportointi (Excel-velhon taitoja arvostetaan)

• sopimusten, tunnusten ja hallinnollisten prosessien koordinointi

• viranomaisiin liittyvien selvitysten ja hallinnollisten kokonaisuuksien hoitaminen (esim. varainsiirtoveroilmoitusten selvityspyyntöjen hoitaminen verottajalta)

Toimiston arjen sujuvuus

• toimiston yhteisen arjen koordinointi ja käytännön järjestelyt

• toimiston sähköpostin ja puhelimen hallinnointi

• kokousjärjestelyt, kalenterikutsut ja tapahtumien koordinointi

• toimiston viihtyvyyden, toimivuuden ja hankintojen koordinointi

• tärkeänä tukena toimiminen henkilöstölle päivittäisissä kysymyksissä

Järjestelmät ja kehittäminen

• REMAX-järjestelmien hallinta ja henkilöstön tukeminen niiden käytössä (MAX by Linear)

• ohjeistusten, tarkistuslistojen ja tietopankkien ylläpito (mm. REMAX intra)

• raportoinnin kehittäminen ja datan jalostaminen liiketoiminnan tueksi

• uusien toimintatapojen, automaatioiden ja tehokkaampien prosessien rakentaminen

Millaista henkilöä etsimme?

Voisit olla etsimämme henkilö, jos:

• olet järjestelmällinen ja pidät kokonaisuudet hallussa

• tartut asioihin oma-aloitteisesti etkä jää odottelemaan

• viihdyt ihmisten parissa, mutta nautit myös siitä, että numerot, raportit ja järjestelmät ovat kunnossa

• hyvä kuuntelija ja keskustelija. Välittäjät kaipaavat välillä kuuntelijaa tuekseen.

• olet digitaalisten työkalujen kanssa sujuva ja opit uusia järjestelmiä nopeasti

• sinulla on halu kehittää toimintaa, ei vain ylläpitää sitä

• osaat pitää pään kylmänä myös kiireen keskellä

Mitä tarjoamme?

Tarjoamme sinulle roolin, jossa pääset aidosti vaikuttamaan siihen, miten toimistomme toimii – ja miten se voi toimia vielä paremmin.

Saat:

• monipuolisen ja vastuullisen tehtävänkuvan

• mahdollisuuden kehittää toimintaa ja jättää oma kädenjälkesi

• kasvupolun roolin sisällä osaamisesi mukaan

• energisen työyhteisön ja paikan toimistomme arjen ytimessä

• vakituisen työn pääosin toimistolla arkisin (ma–pe), joustavuutta puolin ja toisin arvostaen.

• Oman tyylikkään työhuoneen kauniissa toimistossa (entinen Merano elokuvateatteri) keskellä Helsingin Punavuoressa Viiskulmassa.

-Etsimme henkilöä, joka saa asiat tapahtumaan. Olet järjestelmällinen, oma-aloitteinen ja nautit siitä, että langat pysyvät käsissäsi. Et tyydy vain ylläpitämään, vaan haluat myös kehittää.
-Näet nopeasti, mikä toimii, mikä ei, ja rakennat sujuvampia tapoja tehdä arkea.
-Olet yhtä kotonasi numeroiden, järjestelmien kuin ihmistenkin kanssa.
-Työ on pääosin lähityötä toimistolla arkisin, sillä haluamme tämän roolin olevan kiinteä osa toimiston sykettä ja arkea. Mutta etäpäivät myös täysin OK. Toivomme joustavuutta poikkeustilanteissa, kiinteistönvälityksen arki ei aina noudata kellokorttia, mutta vastaavasti jousto toimii myös toiseen suuntaan.
-Tämä on mahdollisuus rakentaa, kehittää ja ottaa vastuuta liiketoiminnan operatiivisesta sydämestä — roolissa, joka voi kasvaa tekijän mukana merkittävästikin.

Lisäksi:

✔ hands-on
✔ diginatiivi / järjestelmäorientoitunut
✔ kehittäjähenkinen
✔ palveluasenne
✔ paineensietokyky
✔ “otan kopin” -mentaliteetti

Jos tunnistat itsesi kuvauksesta, haluamme kuulla sinusta lisää mahdollisimman nopeasti.
Lisätietoja tehtävästä antaa REMAX Casa Alto toimitusjohtaja
René Messia de Prado

Yhteydenotot hakemuslomakkeen kautta kiitos. Mikäli herää kysyttävää ennen hakemuksen jättämistä, voit lähettää sähköpostia rene.messiadeprado@remax.fi